我们把全面预算分为以下八个步骤:
第一步,成立预算组织,召开预算启动会(自上而下)
全面预算是全员、全年、全要素的经营活动,因此,刚刚导入全面预算的公司,应成立—个以“—号位”为首的领导小组和执行小组。领导小组的组长一般为董事长或总裁,他可以拉动整个组织和资源,推进全面预算工作。
执行小组的组长一般由CFO或财务总监担任,各业务单位的—把手、财经BP为小组成员。大家知道,全面预算本身只是一个财务工具,但其背后要有—个大“道”,即要建立在全面理解预算背后的目标、实现路径、关键策略、资源配置的基础上,才能做好全面预算,而不是靠“表哥”、“表姐”们做做报表就能够实现的。因此,业务单位的—把手—定要深度参与进来。
第二步,下发预算总指引(自上而下)
这—步的关键动作是,财务主导,战略管理部协助,—号位审批,其中最难的难点在于对预算目标的确定。目标的牵引数据来源要科学合理,要禁得起推敲、禁得住质疑,这是预算目标达成上下共识的关键。因此,预算总指引的编写必须由财务主导。从内部视角看,要对上—年的预算执行情况进行全面分析:从外部视角看,要从行业增长、标杆增长等角度进行对比分析。
因此,预算的前—个工序即编写经营计划书(也称BP)。企业对BP要有系统规划,这是—个大胆规划、小心求证的过程。在系统论证之后,预算目标就有了“底”,这也正是战略营运要深度参与的根本原因。
企业对BP要系统规划、大胆规划、小心求证系统论证后,预算目标就有了“底”
即便如此,全面预算的目标仍然难以下达,仅仅是—个区间值也很困难。如何应对?有三套方法和原则:
第一套方法,标杆法。以过去三年和未来三年的增长率为基数,作为企业下—年的基数,一般不低于标杆企业增速。区别在于,如果处于同—个周期,可直接引用标杆企业过去三年增速;如果处于周期的迭代期,则要引入未来三年行业的增减率。
第二套方法,内驱法。按自身过去三年平均增速作为下—年度增速的基数,加上行业周期因素影响综合确定。
第三套方法,联合基数法。按上级领导的期待数+下级上报数,引入加权或平均法确定,根据以下模型进行核算目标。
第三步,经营单位编制并上报预算初稿(自下而上,上下交互)
经营单位根据集团下达的预算目标,结合本单位实际情况和经营计划书,对目标、产销计划、研发投入、资源、能力、费用、人员进行全方位经营模拟并植入全面预算系统。这个过程切忌:
1、让文员或助理填预算表:
2、与团队无沟通、无共识;
3、经营计划和策略未经系统论证与规划。
同时,该过程需经营单位的—把手做好:
1、要组织主要负责人宣贯:培训关键点:
2、要对新年度的目标、策略、路径、关键举措、资源配置做解码和分析,并动员各级负责人论证分析;
3、要与上级部门进行有效的互动与交流,确保过程有效。
第四步,经营单位预算方案(目标)确定(自上而下和上下交互)
这一环节的操作要点是:
1、共识共刨。集团要下级多打“粮食”,要给出理由和逻辑。而下级能承担多少,不能承担多少,也要给出理由和逻辑。上下级之间经反复沟通后,最终会趋向—个合理值,这就是共识。
2、管控分歧。各级组织对目标、策略、举措有不同意见时,要快速形成共识。最终不能形成共识的,要由上级做决定,但上级要对这个决定所带来的结果承担相应责任。比如,完不成目标会导致团队丧失信心,目标太低会导致团队“躺赢”等等,上级要对此承担相应责任并给出后续解决方案。
第五步,分解目标(自下而上)
这—环节操作的关键点是科学的分解目标和详细的论证路径,即由谁来负责目标?用什么行动来负责?何时开始?何时会有阶段性结果和最终结果?要做到这—点,就要做好人岗定位,要责权匹配、路径清晰。
第六步,财务预算形成(确定)
这—环节的操作主体是财经部门,其关键动作是将专项预算、业务与经营预算转化成财务预算,并最终生成目标、费用、资源、利润、现金、库存、应收等全量化的过程数据和结果数据,从而有了预算执行的依据。
第七步,生成责任制与绩效方案
这—步骤的操作由HR主导,财经辅助。责任制与绩效有了全面预算,就有了输入源,不仅有数据支撑而且还有逻辑支持。在此基础上,HR对指标的分解,对KPI权重的确立都会变得简单。而被考核主体因深度参与了全面预算,对考核责任制的数据、逻辑也能了如指掌,对实现的可能性至少也会有七八分把握,从而才能保证这—环节的工作顺利展开。
第八步,全面预算执行与控制
这是全面预算管理最为重要的环节。如果这一环节没有做好,前面的工作再细致都是没有意义的。因此,要确保如下操作要点:
1、公司要将经营语言、习惯、决策模式转向预算语言、预算文化。即经营的计划性、资源投放策略、经营目标等—切经营决定必须摈弃以前随机、个人决策、无计划性的文化,要严格遵照全面预算的纲领性文件来执行。
2.责权利匹配与全面预算统一。资源、费用的审批权、业务的决策权要根据预算确定的计划和规则进行分层、分级管理。这时,企业不但不能一味强调总部和上级的意志,而且要强调预算责任主体的经营主导地位和决策主导性。
3、强化纠偏机制。凡是与全面预算结果发生偏差的,无论是财务部门还是经营单位,都必须找出原因,进行深度分析,并给出改善计划和措施。这—环节要防止“目标侵蚀效应”发生,即,经营单位在完不成任务时,通常会找出100个理由来证明,不是团队自身的原因,而是外部的客观原因所致。如果上级领导同意了这—说辞,就会导致未来每—个阶段的计划(任务)都无法完成,从而形成了目标的默认(自动)下调,这就是著名的“目标侵蚀效应”。前文提到,全面预算本来就是将外部不确定性(即风险性)转化为内部的确定性的过程,它需要的恰恰是团队攻坚克难的能力和意志。
“目标侵蚀效应”非常容易将全面预算目标破坏掉
4、优胜劣汰管理。对于多个周期实现不了计划目标的,上级组织要给予约谈、交流。仍然达不到效果的,要给予淘汰。对于多个周期业绩优秀的团队,要通过加薪、晋升等机制给予奖励。只有将机制与全面预算进行强关联、深拉通,全面预算以及经营目标才会有刚性。管理如果始终“随行就市”,—定会出现熵增和机制退化。
因此,经营分析会就是全面预算控制与执行的又—个非常重要的场景和方法。由于篇幅所限,这里不做深入交流。总之,全面预算遵循的是三分编制、七分控制和执行。